Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) treffen Unternehmen als Beschäftigungsgeber folgende Pflichten:

• Einrichtung einer internen Meldestelle - § 12 Abs. 1 Satz 1 HinSchG
  - Übergangsregelungen und Übergangsfristen
  - - Verpflichtung für Unternehmen mit idR mindestens 50 bis 249 Beschäftigten erst ab dem 17.12.2023 (§ 12 Abs. 2; § 42 Abs. 1 HinSchG)
  - - Für Unternehmen mit idR 250 und mehr Beschäftigten ab 02.07.2023,
  aber:
  Verhängung von Bußgeldern bei unterlassener Einrichtung erst bei Nichteinrichtung ab 1.12.2023 (§§ 40 Abs. 2 Nr. 2, 42 Abs. 2 HinSchG)
   
• Erteilung der notwendigen Befugnisse an interne Meldestelle zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben (§ 12 Abs. 4 Satz 1 HinSchG)
   
• Sicherstellung der notwendigen Fachkunde der mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 HinSchG) – i.d.R. durch Schulung
   
•  Sicherstellung der Verhinderung von Interessenkonflikten (§ 15 Abs. 1 Satz 2 HinSchG)
   
• Einrichtung von Meldekanälen bei interner Meldestelle zur Engegennahme von Meldungen in mündlicher oder in Textform (§ 16 Abs. 1 Satz 1, Abs. 3 Satz 1 HinSchG)
   
• Bei Eingang einer mündlichen Meldung: Ermöglichung einer Meldung per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung (§ 16 Abs. 3 Satz HinSchG)
   
• Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung 
  - Erstellung einer dauerhaft abrufbaren Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person (§ 11 Abs. 2 S. 1 HinSchG)
  - Bei fehlender Einwilligung: Dokumentation der Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (§ 11 Abs. 2 S. 2 HinSchG)
   
• Terminierung einer Zusammenkunft nach Eingang einer Meldung und nur auf Verlangen eines Hinweisgebers (§ 16 Abs. 3 S. 3 HinSchG)
   
• Zurverfügungstellung von klaren und leicht zugänglichen Informationen für Beschäftigte über die Nutzung des internen Meldeverfahrens (§ 7 Abs. 3 S. 2 HinSchG)
   
• Bereithalten von klaren und leicht zugänglichen Informationen für Beschäftigte über externe Meldeverfahren nach § 19 ff HinSchG (§ 13 Abs. 2 HinSchG) 
   
• Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots nach Eingang einer Meldung (§§ 8, 9 HinSchG)
   
• Beachtung des Behinderungsverbots 
  - Es ist verboten, Meldungen oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle zu behindern oder dies zu versuchen. (§ 7 Abs. 2 HinSchG)
• Durchführung des Meldeverfahrens gemäß § 17 HinSchG (§ 13 Abs. 1 HinSchG)
  - Bestätigung des Eingangs einer Meldung spätestens nach 7 Tagen gegenüber hinweisgebenden Person (§ 17 Nr. 1 HinSchG)
  - Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt (§ 17 Nr. 2 HinSchG)
  - Kontakthaltung mit hinweisgebender Person (§ 17 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG)
  - Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG)
  - Erforderlichenfalls: Ersuchung (Bitte) um weitere Informationen bei hinweisgebender Person (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG)
  - Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG) 
  - - Durchführung von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG
  - - Einleitung interner Untersuchungen im Unternehmen oder bei der jeweiligen Organisationseinheit und Kontaktierung der betroffenen Personen und Arbeitseinheiten (§ 18 Nr. 1 HinSchG)
  - - Verweisung der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen (§ 18 Nr. 2 HinSchG)
  - - Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen (§ 18 Nr. 3 HinSchG)
  - - Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde. (§ 18 Nr. 4 a und b HinSchG)
   
• Einhaltung des Repressalienverbots (§ 35 HinSchG)

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass diese Checkliste keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt und lediglich Anhaltspunkte für Ihre individuell auf Ihr Unternehmen anzupassende Planung bieten soll.

Sofern bei Ihnen bereits eine interne Meldestelle/ein interner Meldekanal vorhanden ist, kann die Checkliste ggf. zur Überprüfung herangezogen werden, ob im Hinblick auf das HinSchG Anpassungsbedarfe bestehen.

Vorprüfung

[1]     Diesbezüglich liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, wenn keine gesetzlich vorgeschriebene interne Meldestelle eingerichtet bzw. betrieben wird (gem. § 42 Abs. 2 HinSchG wird diese Bußgeldvorschrift erst ab 01.12.2023 angewendet).

[2]     Kann ggf. auch gesellschafts- und steuerrechtliche Fragestellungen aufwerfen, die hier nicht näher behandelt werden können.

[3]     Das HinSchG lässt diese Möglichkeit unter gewissen Voraussetzungen zu (s. Gesetzesbegründung, BT-Drs. 20/3442, S. 79). Die Möglichkeit ist aber derzeit europarechtlich nicht unumstritten.

Interne Meldestelle: Besetzung

Ausgestaltung des Meldeverfahrens

[1]     Nach § 16 Abs. 1 S. 4-5 HinSchG sollte die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten; es besteht aber keine Verpflichtung, die Meldekanäle so auszugestalten, dass sie auch die Abgabe anonymer Meldungen zulassen.

Falls „Konzernlösung“ (s. o.)

Einbeziehung weiterer Stellen im Unternehmen

Kommunikation